Sempre aprendemos com os mais velhos que as reuniões Rotárias, para serem equilibradas, interessantes, produtivas e seguras, embora dinâmicas devem ser previamente planeadas, activa e directamente dirigidas pelo Presidente.
Ao iniciar a reunião o Presidente deve ter na sua pasta, à sua frente, todo o esquema da reunião, a relação dos que deverão usar da palavra, o tempo determinado a cada um e a matéria de que vão tratar.
O bom senso, naturalmente, abre excepções. Há Rotários que, ao chegarem à reunião, propõe-se a usar da palavra. Para isso precisam solicitar, previamente ao Director do Protocolo, licença para a pretendida comunicação.
O Presidente ajuizará equilibrada a oportunidade, urgência e conteúdo da intervenção e, em caso afirmativo, a limitação do tempo a ser concedido. É desaconselhado pelo Rotary a permissão da chamada “palavra livre” é às vezes a porta aberta a dissabores e que leva muitas vezes a crise e cisões.
Ao acontecer que uma pessoa cordialmente convidada pelo Rotário para assistir à reunião tome a iniciativa de solicitar a palavra; é aconselhável e prudente que o Presidente delicadamente informe que a
“agenda está completa”
e que lamentavelmente não será possível. Só aos Rotários visitantes de outros clubes convidados ou em recuperação é permitido o uso da palavra.
A reunião Rotária é realizada fundamentalmente para Rotários, pelos Rotários e para oportunidades de Serviços Rotários. Não devem a pretexto da liberação de normas, assumir aspectos de Jantares ou almoços de convívio liberais.
É certo que as reuniões do Rotary não são fechadas como as das sociedades secretas, nem também abertas como as entidades recreativas.
Com certeza o Rotary está a libertar-se, de algumas normas, mas é sempre com a indispensável prudência.
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